一般社団法人日本ビジネスメール協会のビジネスメール実態調査によれば、1通のメールを読む平均時間は1分39秒、書くのは6分19秒でした。1日のうちメールに費やす時間は2時間34分13秒です。8時間就業の場合、3割超がメールの時間となります。標準的な年間245日間勤務で換算すると、1年のうち約97日分をメールに費やしている計算になります。
相手の関係によって挨拶などを適宜省いて問題ありませんが、重要なのは要旨をつけることです。ビジネスメールの大前提は、情報が正しく伝わることと、相手が不快に感じない表現であることの2つです。要旨を記して、読み手の負担を減らすことは丁寧さにもつながります。部分的に箇条書きにするのも有効です。
AIを活用する人も増えています。64％がメール作成にAIを使い、そのうち82％は時間が短縮されたとしています。表現の調整や下書きに使う人が多いのですが、不思議なことにメールにかける時間は増えているのが実態です。1通書く時間は2023年に平均5分49秒でしたが、2026年にはそれより30秒増えています。AIを頻繁に利用する人ほど文面への不安が強い傾向にあり、AIで作成しても、手抜きがばれないかという不安から見直しに時間がかかっているようです。
国際的にもビジネスメールにかける時間の長さは課題となっています。米マッキンゼー・グローバル・インスティテュートの分析によれば、仕事でメールに費やす時間の割合は28％で、日本の32％と大差ありません。言葉遣いに意識が向きがちですが、重要なのは丁寧なコミュニケーションを心がけることです。
（2026年7月4日 日本経済新聞）
（吉村 やすのり）
